ISO 인증 갱신, 3년째에 무엇을 해야 하나

인증서를 받은 지 3년이 다 되어 간다면 지금부터 보셔야 합니다. 갱신은 만료된 뒤에 하는 것이 아니라 만료 전에 끝내야 하는 일이기 때문입니다. 날짜를 넘기면 되돌리는 데 처음 받을 때만큼 시간이 듭니다.

3년 동안 심사는 세 번 있습니다

인증서 유효기간은 3년이지만, 그동안 아무것도 안 하는 것이 아닙니다.

사후심사는 연 1회 이상 받아야 인증서 효력이 유지됩니다. 첫 사후심사는 최초 인증 심사일을 기준으로 1년 안에 받습니다. 이걸 건너뛰면 유효기간이 남아 있어도 인증이 정지되거나 취소될 수 있습니다.

사후심사와 갱신심사는 다릅니다

기준상 사후심사는 최초 심사 일수의 3분의 1, 갱신심사는 3분의 2 정도로 잡습니다. 심사 일수가 어떻게 정해지는지는 ISO 인증 비용, 어떻게 계산되는지 알면 견적이 보입니다에 정리해뒀습니다.

만료되면 되돌리기 어렵습니다

이 부분이 가장 비쌉니다.

갱신심사는 인증서 만료일 전에 완료되어야 합니다. 날짜를 넘기면 인증은 효력을 잃습니다.

효력을 잃은 뒤에는 갱신이 아니라 다시 처음부터입니다. 1단계 문서심사와 2단계 현장심사를 새로 받아야 할 수 있습니다. 기간도 비용도 갱신과는 비교가 안 됩니다. 처음 받을 때 얼마나 걸리는지는 ISO 인증, 신청부터 인증서까지 얼마나 걸리나에서 다뤘습니다.

그 사이 거래처에 제출할 인증서가 없는 기간이 생긴다는 점도 큽니다. 입찰이나 협력사 등록이 걸려 있으면 그대로 문제가 됩니다.

갱신 준비는 서류가 아니라 3년치 기록입니다

갱신심사에서 보는 건 새로 만든 문서가 아니라 지난 3년 동안 실제로 돌아간 흔적입니다.

• 매년 내부심사와 경영검토를 했는가, 기록이 남아 있는가
• 지난 심사에서 나온 부적합을 어떻게 조치했는가
• 목표를 세우고 결과를 확인했는가
• 사업장 이전, 조직 변경, 인증 범위 변경이 있었다면 인증기관에 알렸는가

마지막 항목을 놓치는 곳이 많습니다. 공장을 옮겼는데 인증서 주소는 그대로인 상태로 갱신에 들어가면 그 자리에서 걸립니다.

기록을 몰아서 만드는 것은 하지 마세요. 심사원은 기록을 보는 사람들이라 알아봅니다.

갱신은 업체를 다시 고를 수 있는 시점입니다

3년 전 조건 그대로 연장하는 곳이 많은데, 갱신 시점은 다시 비교해볼 수 있는 몇 안 되는 기회입니다.

• 컨설턴트를 바꿀 수 있습니다. 최초 인증을 도운 곳과 계속 가야 할 의무는 없습니다
• 인증기관도 옮길 수 있습니다. 다만 이건 유효한 인증서가 있는 동안에만 수월합니다. 만료된 뒤에는 선택지가 줄어듭니다
• 3년 사이 사업장이나 인원이 바뀌었다면 심사 일수 자체가 달라집니다. 예전 금액을 그대로 받을 이유가 없습니다

조건을 똑같이 맞춰 몇 곳에서 받아보면 지금 금액이 적정한지 바로 보입니다. 비교하는 방법은 견적 3곳을 받았는데 금액이 왜 이렇게 다른가에 정리해뒀습니다.

언제부터 움직여야 하나

1. 1 인증서 만료일 확인 인증서에 적힌 날짜입니다. 여기서 거꾸로 셉니다
2. 2 6개월 전 · 견적 비교 갱신 조건을 몇 곳에서 받아 지금 조건과 비교합니다
3. 3 3~4개월 전 · 기록 점검 내부심사·경영검토·부적합 조치 기록을 확인합니다
4. 4 2~3개월 전 · 심사 일정 확보 인증기관 일정이 밀리는 시기를 피합니다
5. 5 만료일 전 · 갱신심사 완료 시정조치와 심의까지 끝나야 합니다

기간이 촉박하다면 지금 인증기관에 만료일부터 확인하세요. 일정을 잡는 것이 먼저입니다.

갱신을 앞두고 계시다면

인증IN에 요청을 올리실 때 갱신이라는 점과 만료일을 적어주세요. 컨설턴트들이 그 일정에 맞출 수 있는지부터 답을 줍니다. 지금 조건이 적정한지 확인하는 용도로만 쓰셔도 됩니다. 견적을 받아보는 데는 비용이 들지 않습니다.